Наглядное введение в технику планирования GTD
нарисовано, как обычно, на ipod touch
Уже прошло порядком времени с того момента, когда Я впервые увидел аббревиатуру GTD. Расшифровывается она как Getting Things Done.
Что это такое, Вы можете прочесть, например, на этой странице Википедии. Я не стану повторяться, а опишу явление GTD так, как понимаю его Я, простым языком и на конкретном практическом примере, чтобы Вы смогли эту технику почти буквально пощупать.
Обещаю, что если Вы до конца прочтете данный пост, то уже сегодня с легкостью сможете начать использовать GTD в своей повседневной жизни. Возможно, придется прочитать его пару раз, если не уловите все тонкости с первого.
Начнем:
В моем понимании, GTD — это техника планирования времени, а также самоконтроля в выполнении ежедневных задач. Т.е. она помогает максимально эффективно, с пользой использовать свое ценное время.
В чем же особенности структуры GTD в отличие от простого списка задач?
Следуя логике Getting Things Done, следует группировать задачи по категориям — папкам документов.
Представьте, что изначально у вас есть только одна папка, куда Вы складываете все свои мысли, которые приходят в голову в течение дня, все документы, которые Вы получаете почтой и другими каналами связи.
Но ведь в куче разнородных бумаг и мыслей можно легко запутаться. Что же делать в этом случае? Конечно, же рассортировать их по отдельным новым папкам.
Итак, Вы купили еще несколько папок для бумаг или же создали их в специальной GTD программе. Я продолжу повествование об осязаемых папках, чтобы было нагляднее.
Что ж, давайте дадим названия нашим папкам. Кроме папки #1 «Входящие», о которой Я говорил ранее, мы заведем следующие:
- Выполнить сегодня.
- Выполнить завтра.
- Выполнить на дату.
- Выполнить когда-нибудь.
- Проконтролировать (делегированные задания)
Приведем еще раз список папок, для удобства сократив названия:
- Входящие
- Сегодня
- Завтра
- Запланированные
- Когда-нибудь
- Контроль
Забегая вперед, поясню, что в папку #6 мы будем складывать задачи, выполнение которых мы поручили/делегировали другим людям. Конечно же, мы должны держать под контролем их исполнение. Штука очень полезная и даже немного забавная, но к ней Я вернусь чуть позже.
Давайте теперь пошагово рассмотрим сам процесс планирования :
1. В течение дня мы вкладываем документы и записанные на бумагу собственные мысли в папку «Входящие». Это могут быть письма, документы на рассмотрение и подпись, выписанные журналы, газеты, в общем, все, что Вы получаете извне. Собственные же мысли мы записываем на отдельные листы.
Допустим, ко мне на почту сегодня пришло заманчивое коммерческие предложение от одной автомобильной компании, журнал о технологических новинках, который Я выписываю, измененный вариант договора на создание сайта от нового заказчика, а также мне в голову пришли такие мысли: «Что-то давненько Я в оперу не ходил, надо бы это исправить!», «Блин, а погодка-то хороша сегодня!», » Ой, Я совсем забыл, что у Сереги завтра Днюха!». Этого, пожалуй, хватит для наглядного примера.
2. Теперь мы обрабатываем тот хаос, который скопился в папке «Входящие».
Первым в руки мы берем письмо с КП. Его Я вкладываю в согнутый лист А4, на котором пишу задачу: «Изучить коммерческое предложение».
К нему Я также приклеиваю ярлыки «авто», «КП», например, а также указываю, какую важность для меня имеет прочтение данного письма. Т.к. Покупка автомобиля для меня сейчас актуальна, то важность ставлю высокую. Когда же прочитать полученное КП? Пожалуй, Я сделаю это завтра, потому и перекладываю письмо в папку «Завтра».
А вот журнал о технике Я почитаю сегодня. Вкладываю его в согнутый лист, пишу сверху задачу «Почитать журнал», приклеиваю к нему ярлыки «техника», «отдых», назначаю среднюю важность и закидываю в папку «Сегодня». На очереди вариант измененного договора…медлить с этим нельзя, поэтому на согнутом вдвое листе пишу «Рассмотреть измененный вариант договора», приклеиваю к нему ярлыки «работа», «договор», «изменения», «new», назначаю высокую важность и закидываю в папку «Сегодня» перед журналом.
Что касается мыслей, то они, до того как попасть в другие папки, должны быть переформулированы.
Первая мысль об опере будет перезаписана в следующем виде: «сходить в оперу». Как видите, все коротко и ясно. Т.е. На первом месте ставим глагол в инфинитиве в завершенной форме, отвечающий на вопрос «что сделать?», а затем все остальное.
Чем короче Вы опишете задачу — тем лучше для вашего мозга:ему не придется напрягаться лишний раз тогда, когда эта задача в отведенное ей время вновь покажется Вам на глаза.
Итак, к задаче «Сходить в оперу» Я приклеиваю ярлыки «отдых», «опера» и «искусство», назначаю ей низкую важность и кладу ее в папку «Когда-нибудь», т.к. пока у меня на это нет времени.
Следующая мысль о погоде может быть просто оставлена без внимания, а может быть сформулирована как конкретное действие, например: «Устроить пикник». Когда? Конечно на выходных. Но ведь нам до этого нужно обзвонить друзей, купить продукты, выбрать место. Значит, чтобы успеть к субботе-воскресению, нужно начинать подготовку в пятницу. Поэтому в данном случае Я назову задачу так «Позвонить друзьям», добавлю ярлыки «пикник», «отдых», назначу среднюю важность и положу в папку «Запланированные», указав на задаче конкретную дату. В реальности сейчас в Минске погода совсем не очень, но представим, что сегодня 12 апреля, тогда на задаче Я напишу «15 апреля» (пятница). Если бы в папке «Запланированные» уже находилась какая-нибудь задача, к примеру, на 14 апреля, то «Позвонить друзьям» Я бы положил под нее, т.е. наверху должна лежать задача, самая ближайшая к выполнению. Как только приходит ее время, то мы за день до выполнения перекладываем ее в папку «Завтра», а на следующий день — в «Сегодня». В дальнейшем, после завершения «Позвонить друзьям», можно тут же продолжить мысль, добавив под теми же ярлыками «Закупить продукты». Это можно будет сделать тоже в пятницу, если останется время, или же положить в папку «Завтра», но сбегать в супермаркет с утра, чтобы успеть на пикник вовремя. Да, задачам можно задавать не только конкретную дату, но и время, и сортировать соответственно , начиная от ближайшей по времени выполнения, о чем Я упоминал ранее.
Переходим к последней в нашем примере мысли, которая гласит, что у Сереги завтра День рождения. Я бы добавил здесь сразу 2 логически вытекающие задачи: «Купить подарок Сереге» с тегами «Серега», «подарки», «события», «дни рождения» положил бы в папку «Сегодня» и назначил бы высокую важность, а также «Поздравить Серегу с Днюхой», к которой бы приклеил те же ярлыки и положил бы в папку «Завтра». Тут все логично.
Итак, мы распределили наши «Входящие», а теперь принимаемся к выполнению задач из папки «Сегодня», в которой, в нашем примере, находится 3 задачи:
- Рассмотреть измененный вариант договора.
- Купить подарок Сереге.
- Почитать журнал.
В течение дня в эту папку могут попасть и другие задания. В случае, если мы выполняем из нее все задачи, то следует добавить пару-тройку из папки «Завтра» или «Когда-нибудь», а если не успеваем выполнить все из «Сегодня» в течение дня, то перекладываем лишние в папку «Завтра» или «Запланированные», указав при этом конкретное время исполнения. Если уж у нас папка «Завтра» до краев забита более важными делами, а конкретную дату для невыполненной задачи мы придумать не можем, то перекладываем ее в «Когда-нибудь».
Также будет полезным в течение дня или в конце дня просматривать задания из всех папок с целью выявления уже не актуальных. Такие можно безжалостно ликвидировать.
Ой, Я совсем забыл о папке «Контроль».
Допустим, мы можем доверить задание по организации пикника, например, своей подруге. В этом случае можно добавить в папку «Контроль» задачу «Узнать у подруги как обстоят дела по подготовке», к которой не лишним будет добавить ту дату и время, когда Вы своей подруге эту задачу делегировали, чтобы потом можно было сказать ей примерно следующее: «Да Я тебя просил об этом 2 дня, 6 часов и 37 минут назад, а ты даже не соизволила наших друзей обзвонить, не говоря уже о покупке продуктов!» Внушает, да?:) Вот теперь Вы понимаете всю ее пользу, о которой я говорил ранее.
…наступает завтра, мы перекладываем из одноименной папки задачи в папку «Сегодня», смотрим в «Запланированные» на наличие задач, которые можно положить в папку «Завтра», а также не забываем заглянуть в «Когда-нибудь»: может быть, пришло то время, когда какой-нибудь задачке можно назначить конкретное время, или же положить ее в «Сегодня» или «Завтра».
Наверное, стоит побольше сказать о ярлыках, которые мы прикрепляли к задачам. Мы, пользователи интернета, привыкли их называть тегами или метками. Так зачем же они нужны? В случае «бумажных» задач — для наглядности, как краткое выражение сути задачи. А в специальных программах GTD типа Things и ей подобным, к тому же, можно фильтровать задачи по тегам. Теги могут быть следующих видов: сфера деятельности, место выполнения, важность, тип действия и др.
Вот такие вот пироги, дорогие друзья.
В чем же основные для меня плюсы GTD:
- Задачи не нужно держать в голове, боясь их забыть.
- Фокусировка на сегодняшних задачах из папки «Сегодня».
- Возможность контроля делегированных задач.
- Возможность фильтрации задач по сферам деятельности и тегам. У меня в программе сейчас 4 сферы: работа, отдых, чешский, учеба. А вот тегов — намного больше.
Да, к «бумажным» задачам можно было прикреплять еще и стикеры с указанием сферы деятельности, но Я не хотел Вас ими нагружать.
В технике есть множество различных дополнительных фишек, которые можно использовать, но я всегда стараюсь все максимально упростить, т.к. ежедневная организация GTD должна занимать минимум времени.
В следующей статье по Getting Things Done Я рассмотрю одно из самых популярных в вебе GTD-приложений. Поэтому поспешите подписаться на горячую рассылку 
На этом все. Если у Вас появились вопросы, то Я с радостью на них отвечу в комментариях. Задавайте!:)
С Вами был @buduguru, до скорых встреч!
Добавлено позже:
Вот этот плакат четко отражает суть GTD. Меня очень впечатлил!
Понравилось? Поделись с друзьями!
Ссылки на стати по теме:
Комментарии:
Прокомментировать
Подписка
-
-
Сага о храбром блогере
21/01/2011 в 09:31
Опять же, смотря какой степени важности задачи имеет смысл раскладывать по этим папкам. Не получится ли так, что половина времени будет убиваться исключительно на сортировку, выбор тегов задачам, раскладку по папкам и сверки «а что же мне нужно сегодня сделать»?
Пытался я сделать для себя такое и пытался не раз. В результате только запутывался. Важные задачи и так всегда в голове. Ну и в redmine держу список долгосрочных задач, которые могу просто забыть, потому что их нужно сдать месяца через 2-3.
21/01/2011 в 09:46
По папкам следует раскладывать абсолютно все задачи, а сортировка довольно легка, если следовать написанному выше.
Что касается тегов, то со временем ты уже даже не будешь задумываться, какие теги написать в конкретном случае, т.к. основной костяк уже накопится и ты их будешь добавлять уже на автомате.
Согласен, что в первое время себя нужно заставить следовать правилам GTD, но потом это воздатся сторицей.
Я считаю, что затратив определенное время в день на GTD, например, в течение дня — закидывать всё новое только во «Входящие», а вечером уделять полчаса и менее на сортировку, то можно сэкономить значительно больше времени.
21/01/2011 в 10:12
[...] This post was mentioned on Twitter by Твиджест and Алексей Алексеев, Алексей Алексеев. Алексей Алексеев said: Наглядное введение в технику планирования GTD: нарисовано, как обычно, на ipod touch Уже… http://goo.gl/fb/iWnWk [...]
21/01/2011 в 10:43
спасибо! интересная техника… жду что ты там за приложение подкинешь… статья хорошая, но нужно было чуточку на блоггерский лад перевести ))) мы же не подписываем документы!
Хотя, у меня своя техника планирования задач, которая еще не подводила! может как-то в блоге у себя о ней напишу…
21/01/2011 в 13:54
Многие блоггеры занимаются и другими делами: делают сайты, программируют, дизайн ваяют. А если работаешь с локальными заказчиками — приходится и договора подписывать:)
21/01/2011 в 11:29
Сколько я не планировал время, все равно я планов не придерживаюсь. Интернет, он отвлекает
21/01/2011 в 11:52
вот, может поможет:) http://ru.wikipedia.org/wiki/Хронофаги
21/01/2011 в 17:13
Мой диагноз «Синдром «откладывания»»
21/01/2011 в 11:40
по сути, те же операции происходят в нашем мозге
пример с «живыми» папками — непосредственное овеществление процесса
GTD-программы с их электронным/виртуальным форматом занимают положение промежуточное
.
TGR:
the
great
respect!
)
21/01/2011 в 14:00
Полвольте не согласиться с «Непосредственным осуществлением». Живые папки и программы — одинаково промежуточные инструменты. Но паки — это дедовский метод, уже в прошлом. А вот программы — меньше бумаги и больше удобства, что позволяет уделять планированию GTD меньше временных затрат.
Допускаю, что пример с «живыми» папками может кого-то отпугнуть, но надеюсь, что после ознакомления со специальными программами все сомения сразу отпадут.
21/01/2011 в 13:38
Безусловно распределение времени очень важно, но иногда это не получается физически все выполнить, что запланировано. Например, поехал покупать подарок Сереге, пробил колесо, пока менял — выбился из супер плана. А тут определенное действие ограничено временем, например Почта работает до 20:00, ты переставляешь планы и получается куча. В итоге наверняка что-то забыл или не успел.
Проще составить график дел, а вот пыполнить его….
21/01/2011 в 13:56
Когда не успеваешь сегодня, в том числе и вс связи с незапланированными действиями, — перекидываешь на завтра-послезавтра. Тогда все пучком:)
21/01/2011 в 16:46
Классная идея, надо будет испробовать. А вообще неплохо было бы иметь какой нибудь гаджет на мобилу, отвечающий всем этим требованиям.
21/01/2011 в 16:54
о гаджетах успеется:)
25/01/2011 в 17:35
хорошая идея, нужно будет и себе попробовать
27/01/2011 в 12:56
В теории все звучит здорово, но на практике имхо не у всех выйдет, если не достаточно мотивации или силы воли.
Вот я например многие дела постоянно откладываю. Тяжело себя заставить что-то сделать если не очень хочется >.<
01/02/2011 в 00:43
Нужно перестроить свою жизнь на те дела, которые делать хочется:)
15/02/2011 в 20:35
Не знаю, может я не правильно Вас понял или неправильно понял Алена, но мне показалось, что Вы усложнили эту систему. GTD не призвано планировать дела по дням, кроме встреч и тех, у которых есть конкретная дата и время. В этом и прелесть GTD.
Есть всего 4 «папки» дел:
1. «Может быть, когда нибудь». Просматривается периодически, чтобы не пропустить «созревшие» проекты, идеи, покупки.
2. «Контроль». Тут понятно.
3. «Корзина или «Входящие». Я просматриваю каждый вечер, чтобы не упустить срочных дел. И опустошаю, по настоятельной рекомендации Дэвида Алена, раз в неделю.
4. «Как только так и сразу». Список первоочередных действий. Здесь хранятся «одношаговые» задачи или следующий «физический шаг» проектов. Вот с этой то папкой мы и работаем, когда выбираем чем нам заняться.
Если будет интересно, то у меня на блоге есть краткое описание всей системы, мой личный опыт и инструкция по замечательной программе, пока лучшей из перепробованных мною, для GTD. Программа имеет удобную версию для КПК и замечательно синхронизируется с ББ. В купе все можно найти по ссылке:
http://perficete.org/tag/gtd
15/02/2011 в 20:54
Согласен, в моем последнем списке можно заменить «Завтра» на «Следующие» (Ваш «Как только так сразу»), но и папка «Запланированные» тоже должна быть, чтобы просматривать задачи на конкретные даты.
А корзину я чищу каждый день.
15/02/2011 в 21:03
Для запланированных Ален отводит «Календарь» (Ежедневник), который нужно утром просматривать в первую очередь. Туда вносится ТОЛЬКО те дела и встречи, которые имеют конкретную дату и (или) время. И никакие другие, ни в коем случае.
Я, вообще, каждую систему осваиваю в два этапа: первый выполняю все точь в точь, буква в букву, пока не «прохаваю» систему. На втором уже начинаю кроить систему под себя. Моя система имеет каркас GTD, с добавлениями инструментов Архангельского из «Тайм-драйва» и некоторыми методами Яны Франк «Муза и чудовище». Советую к прочтению
16/02/2011 в 00:15
Под «Запланированными» я и имею ввиду дела, запланированные на конкретную дату:)
Спасибо за «ссылки»:) Обязательно ознакомлючсь. И согласен насчет «кроить под себя». Так или иначе, каждый человек накладывает на систему свой отпечаток.
09/08/2011 в 21:38
[...] на ближайший срок”(аналог папки “Next” в GTD и др.), то задача затем может быть просмотрена на [...]